Ako efektívnejšie využiť čas? Pomôže Eisenhowerova metóda
Máte diár zaplnený poznámkami a pripomienkami? To ešte nemusí automaticky znamenať, že svoj čas využívate efektívne. Môže to byť len chabý pokus o jeho usporiadanie v období, keď sa na vás valia termíny, deadliny či porady a vy neviete, kam prv skočiť. Tento pokus skôr či neskôr zanecháte alebo sa sám rozpadne, nestojí totiž na pevných základoch. Niekedy človek skutočne nevie ako na to, nemá to povestné know-how. Výbornou pomôckou na plánovanie času, a tým i na zvýšenie efektivity práce, je takzvaný model (technika) štyroch kvadrantov. O čo ide?
Štyri kvadranty, alebo inak Eisenhowerova metóda, nás majú v podstate naučiť jedinú, ale zato kľúčovú vec: plánovať svoj čas podľa dôležitosti a urgentnosti. Takto plánoval čas Dwight D. Eisenhower, tridsiaty štvrtý americký prezident, ktorý podstatu celej metódy vystihol vo výroku: „To, čo je dôležité, je málokedy urgentné (naliehavé). To, čo je naliehavé, je málokedy dôležité.“ Dôležitosť vyjadruje to, ako veľmi je pre nás daná úloha dôležitá (významná). Urgentnosť znamená, že je nevyhnutné dokončiť vec tu a teraz. Ihneď, prípadne čo najskôr. Metóda rozdeľuje aktivity do štyroch kvadrantov:
- kvadrant – dôležité a zároveň urgentné
S týmto kvadrantom zväčša nie sú problémy. Každému by malo byť jasné, čo musí urobiť ihneď, prípadne čo najskôr. Patrí sem obrovské spektrum rôznych činností, ktoré sa nedajú „odložiť na neskôr“. Orientačne uvádzame niekoľko príkladov. Môže to byť príprava na stretnutie s klientom, ktorý sa ohlási hodinu pred svojím príchodom. Dokončenie článku, ktorý ma deadline na druhý deň, zaplatiť účty, ktorých splatnosť je dnes. To je z prostredia práce. No je tu ešte mnoho iných oblastí.
Jednou z nich je napríklad rodina. Za urgentné a zároveň dôležité považujeme plačúce dieťa, úraz, haváriu v domácnosti, jednoducho tie skutočnosti, ktoré „nepočkajú“, naopak z minúty na minútu sa stávajú urgentnejšími. Môže sa to zdať ako banalita, ale tento chaos v prioritách pôsobí deštruktívne na všetky naše aktivity. Prvý kvadrant teda hovorí o tom, čo máme urobiť ihneď. Treba zdôrazniť, že niektoré skutočnosti presúvame z kvadrantu dôležité, ale nie urgentné (II.) do kvadrantu dôležité a zároveň urgentné (I.) my sami – napríklad dokončenie článku alebo zaplatenie účtov. Dôležité je zaplatiť účty, urgentným sa to stáva vtedy, keď si to nechávame na poslednú chvíľu.
- kvadrant – dôležité, ale nie urgentné
V tomto kvadrante sa môžu začať problémy. Medzi druhým a tretím kvadrantom je síce rozdiel, ale správne uchopenie oboch si vyžaduje múdrosť. Pretože v určitých okolnostiach niečo, čo sa javí ako objektívne nedôležité sa môže stať dôležitým a naopak, alebo čo sa zdá byť naliehavé, nemusí také byť a naopak. Takže ako prvú vec by sme sa mali usilovať správne si „zaradiť“ každú úlohu, ktorá pred nami stojí – vyhodnotiť jej dôležitosť a naliehavosť. Ak sa nám toto podarí, môžeme si blahoželať. Už to by bol úspech, keby sme sa nad tým vôbec zamysleli, keď v mysli preberáme nejaké svoje úlohy.
Ďalší problém býva s tým, či dať prednosť úlohám v druhom alebo treťom kvadrante. I keď naliehavosť (urgentnosť) na nás tlačí, múdrosť radí zamerať sa práve na druhý kvadrant, lebo tam sú úlohy, ktoré môžu reálne zmeniť náš život k lepšiemu, ibaže si žiadajú čas, a preto ich treba plánovať a zamerať sa na ne ešte skôr, než sa stanú urgentnými (a vtedy sa už niektoré ani nedajú stihnúť, aspoň nie v primeranej kvalite) – napr. naučiť sa cudzí jazyk… Tento kvadrant hovorí o tom, ktorým aktivitám máme venovať čo najviac času.
- kvadrant – nedôležité, ale urgentné
V tomto kvadrante ide o nedôležité (pre nás), ale urgentné skutočnosti. Ako príklad môžeme uviesť úlohu upratať po sebe, ísť do kina, reagovať na diskusiu a pod. V práci to môžu byť napríklad neustále pípajúce esemesky, emaily, vyrušovanie od kolegu, ktorý sa borí s pracovnou úlohou, ale aj urobiť nákup tlačiarenskej farby, navrhnúť plagát na firemnú akciu a pod.
- kvadrant – nedôležité a neurgentné
Keď niečo nie je dôležité a ani urgentné, prečo by sme to robili? Znie to logicky. V ideálnom prípade neplánujeme svoj deň tráviť nedôležitými a neurgentnými aktivitami. A práve v tom, zdá sa, je koreň problému. Tieto aktivity sú nepremyslené, neplánované, zbytočné. Často sú únikom od povinností, ktorý občas prekryjeme dobre znejúcim názvom psychohygiena (tá je na rozdiel od nedôležitých vecí dôležitá!). V našom dennom pláne by sme preto mali mať aspoň jednu „voľnú“ hodinu ako časovú rezervu a tiež minimálne jednu hodinu na oddych.
Obmedziť na minimum…
Tie aktivity, o ktorých vieme, že sú vysávačmi nášho drahocenného času, obmedzme na minimum. Dá sa to napríklad tak, že vypneme WiFi a nebudeme pokúšaní neustále sledovať sociálne siete, maily, spravodajstvo. Ak je to možné, skúsme si vypnúť zvonenia na mobile aspoň na hodinu, dve… Ráno sa naraňajkujme – nebudeme každú chvíľu pozerať na hodinky a čakať na obed ako na vyslobodenie. Ukončime deň tak, že si ho postupne zrekapitulujeme a nájdime aspoň tri veci, za ktoré sme vďační. Vráťme sa k zoznamu úloh a pozrime, či sa nám podarila aspoň jedna naplánovaná úloha, a buďme k sebe pravdiví a láskaví, nenaložme na seba hneď veľký náklad… Ak máme chaos vo svojom čase a úlohách, začnime postupne s metódou štyroch kvadrantov. Deň za dňom. Výsledky sa čoskoro dostavia.